Atenção, formandos: veja dicas de como organizar a vaquinha e contratar serviços para formatura para evitar dores de cabeça

Cuidados com a conta

Geralmente a arrecadação dos valores é feita pelas próprias turmas logo no início da graduação, por meio de mensalidades, rifas, vendas de lanches e festas. De acordo com o contador Paulo Comazzetto, algumas ações garantem que o processo seja realizado de forma tranquila.

Em primeiro lugar, é importante que seja criada uma conta para uso exclusivo da turma, e que seja supervisionada e assinada por mais de uma pessoa da comissão de formatura.

— Normalmente o presidente e o tesoureiro assumem essa responsabilidade, isso é o correto porque não existe segredo entre duas pessoas. No caso da turma 121ª, só uma pessoa movimentava a conta sozinha, o que não aconteceria se ela estivesse organizando isso com uma segunda pessoa. Dificilmente a gente vai ter duas pessoas com falta de ética.

Toda movimentação deve ser registrada

Tanto os valores de arrecadações e gastos devem ser registrados em planilha e constantemente monitorados pelos responsáveis, que periodicamente, devem realizar uma prestação de contas com a turma. As movimentações, realizadas na conta criada especificamente para esse fim, terão todos os principais pontos de interesse dos colegas: o saldo inicial e final, despesas, valores retirados — quando, qual a quantia e para qual finalidade. Felizmente, os estudantes da turma de Farmácia da UFSM recuperaram o dinheiro, e a situação estressante ensinou sobre a importância de redobrar os cuidados que envolvem a arrecadação de dinheiro.

— Esses cuidados são básicos e muito importantes em diversas situações, e nesses casos, a segregação de funções é fundamental. Esse é um princípio básico do sistema de controle interno, se uma pessoa faz a compra, outra faz o pagamento, ela não pode se controlar a si mesmo. Isso evita que existam gastos indevidos passem despercebidos — reforça Comazzetto, que trabalha na área há 32 anos.

Atenção para os termos do contrato

Uma modalidade bastante recorrente, contrato, no modelo individua,l ao invés do coletivo, o pagamento é feito pelo próprio aluno diretamente para a empresa, sem envolvimento da comissão, uma alternativa caso os envolvidos optem por evitar o envolvimento da comissão.

O advogado e economista Lucio Antunes explica que para evitar que hajam problemas de fraude ou mesmo riscos, o ideal são os formandos ou participantes de eventos formalizem os compromissos financeiros diretamente com a empresa. Esse procedimento é recomendado pela garantia de estar contratando um serviço protegido pelo código de defesa do consumidor, e também ter respaldo caso algo ocorra — cancelamentos e adiamentos.

— Sempre aconselho que as relações de contratos sejam claras e apresentadas diretamente a quem irá pagar ou usufruir do serviço, evitando que terceiros, por algum motivo, acabem influenciando ou criando riscos desnecessários. Para evitar qualquer situação indesejada, o melhor que se tem a fazer é buscar referências e experiências que já tenham ocorrido com quem ficará responsável pelo evento, já que o preço nem sempre deve ser o atrativo nesse tipo de serviço — reforça.

Além de pesquisar sobre a reputação do estabelecimento, o cuidado com as cláusulas que envolvem o cancelamento do contrato ser redobrado: quais as condições; forma; multa; desconto; carência, fidelidade, e etc. Neste caso, cada empresa decide como será feita a cobrança dos valores, por isso, a importância de debater cada aspecto daquilo que será acertado.

‘Não podem massacrar como estão fazendo’, diz mãe de aluna que gastou R$ 13 mil que eram da própria turma da UFSM

‘Parecia ser um dinheiro que era meu’, afirma estudante que usou R$ 13 mil que eram destinados para a formatura da própria turma do curso de Farmácia da UFSM

Coisas que poderiam ser compradas com R$13 mil: “caloteira da Farmácia” vira meme nas redes sociais; entenda